Ein Projekt zu leiten, insbesondere als Selbständiger, kann entmutigend erscheinen, und es kann viele Hindernisse geben, die Ihr Projekt daran hindern, auf Kurs zu bleiben, und die sowohl von internen als auch von externen Faktoren herrühren. Im Folgenden finden Sie zehn Tipps und Werkzeuge für das Projektmanagement, die Ihnen helfen können, Ihr nächstes Projekt zum Erfolg zu führen.
Organisieren Sie sich
Hören Sie auf, Listen zu erstellen und beginnen Sie mit der Zeitblockierung
Wenn Sie jemals das Gefühl gehabt haben, dass Sie dem Kreislauf der täglichen Aufgabenlisten, die im Laufe des Tages immer länger werden, nicht entkommen können, sind Sie nicht allein. Gute Nachrichten: Es gibt einfache Prinzipien, die Sie anwenden können, um dem abzuhelfen und Ihren Stress zu lindern. Geben Sie die Zeitblockade ein.
Unter Zeitblockade versteht man die Einteilung Ihres Tages in Abschnitte, die sich nach Ihren dringendsten Prioritäten richten. Dieser Ansatz hilft Ihnen nicht nur, effektiver mit Ihrer Zeit umzugehen, sondern gibt Ihnen auch ein besseres Verständnis dafür, wie Sie Ihre Zeit nutzen. Versuchen Sie zum Beispiel, zuerst mehrere kleinere, schneller zu erledigende Aufgaben einzuplanen, und sparen Sie längere Zeitabschnitte für gezielte Projekte. Einige Experten raten Ihnen, den Tag damit zu beginnen, dass Sie zuerst Ihre vordringlichsten Prioritäten in Angriff nehmen und dann erst nachrangige Aufgaben abhaken (siehe nächster Abschnitt).
Ein Vorbehalt bei diesem Prinzip ist, sich nicht so sehr mit ihm zu verheiraten, dass man meint, man müsse seinen Zeitplan um jeden Preis einhalten. Blockieren Sie Ihren Kalender, so dass Sie einen vollen, gewollten Tagesplan haben, aber seien Sie auch offen für eine leichte Verschiebung Ihrer Zeitblöcke, um auf dem Weg dorthin notwendige Verfeinerungen vorzunehmen. Es dreht sich alles um Ausgewogenheit.
Erstellen Sie Ihre Website
Die “First Things First”-Regel anwenden
Eine häufige mentale Falle, der die meisten von uns zum Opfer fallen, ist der Glaube, dass man nur so produktiv ist, wie die Anzahl der Punkte, die man von der Checkliste streichen kann. Falsch!
Eine viel effektivere Strategie ist es, Produktivität so zu definieren und wahrzunehmen, dass man jeden Tag zuerst am wichtigsten Punkt oder an den wichtigsten Punkten arbeitet. Wenn Sie eine bestimmte Zeit für die Erledigung einer bestimmten Aufgabe oder eines Projekts und eine bestimmte Menge an Ressourcen zur Verfügung haben, stellen Sie sicher, dass Sie sich selbst und Ihren Teammitgliedern den größten Nutzen bringen, indem Sie die wichtigsten Dinge zuerst erledigen. Sie helfen sich auch selbst dabei, zu vermeiden, dass dieser wichtige Punkt aufgrund unerwarteter Aufgaben oder Anrufe, die in letzter Minute auftauchen, oder aufgrund von Dampfverlust im Laufe des Tages ungeprüft bleibt.
Damit soll die Praxis des Multitasking nicht völlig verbannt werden, denn dies ist in den meisten Fällen unvermeidlich. Konzentrieren Sie sich darauf, mehrere Aufgaben in einem gleichmäßigen, rhythmischen Tempo voranzubringen, um den Ball voranzubringen, während Sie gleichzeitig fleißig genug sind, die Aufgaben mit der höchsten Priorität zuerst anzugehen.
Psssst: Wollen Sie Ihre dringendsten Aufgaben priorisieren, ohne überhaupt daran zu denken? Probieren Sie das automatisierte Task-Manager-Tool von AND CO aus. Es holt die dringendsten Aufgaben nach oben und lässt Sie den Rest (strategisch) hinauszögern).
Nehmen Sie eine “Fertig ist besser als perfekt”-Denkweise an
Wir alle haben perfektionistische Tendenzen, ob wir nun stolz darauf sind oder nicht. Das ist eine einfache Tatsache des Lebens. Auch wenn wir vielleicht nicht in der Lage sind, uns von dieser Gewohnheit zu “kurieren”, so können wir es doch sicher schaffen.
“Erledigt ist besser als perfekt” ist ein einfaches Sprichwort, das uns daran erinnert, dass die übermäßige Zeit, die für die Suche nach Fehlern und deren Behebung aufgewendet werden muss, dem Fortschritt im Wege stehen kann. Damit soll nicht argumentiert werden, dass jegliche Bemühungen in Bezug auf die Qualität vernachlässigt werden sollten, aber es muss ein wichtiges Gleichgewicht gefunden werden, um nicht entmutigt zu werden, wenn man auf einen Termin hinarbeitet und riskiert, ein Projekt zu spät oder noch schlimmer abzuschließen oder gar nicht abzuschließen. Ein zusätzliches Risiko lässt sich erkennen, wenn man das Gesetz des abnehmenden Ertrags in Betracht zieht. Letztendlich wird Ihr ständiges Streben nach Perfektion immer weniger Wert erbringen und Ihre Dynamik beeinträchtigen.
Statt sich hinzusetzen und eine Aufgabe mit dem Endziel eines perfekten Arbeitsprodukts zu beginnen, sollten Sie Ihre Zeit und Energie lieber darauf verwenden, Ihre Fähigkeiten und das, was Sie auf den Tisch bringen, zu präsentieren. Der große Takeaway hier: Konzentrieren Sie sich darauf, etwas zu Ende zu bringen und weiterzugeben, auf das Sie stolz sind, und akzeptieren Sie die unvermeidlichen Iterationen, denen Sie folgen müssen.
Machen Sie geplante mentale Pausen
Pausen während des Arbeitstages zu machen ist leichter gesagt als getan. Wir überzeugen uns selbst davon, dass wir mit einer Pause unsere Produktivität stören, auf die Gefahr hin, dass wir uns nach einer Pause nicht mehr konzentrieren können. In Wirklichkeit ist dies eines der schlimmsten Dinge, die wir für uns selbst tun können, da es uns tatsächlich daran hindert, auf lange Sicht produktiv zu sein.
Die Forschung unterstützt die Vorstellung, dass kurze Pausen, die in regelmäßigen Abständen über den Tag verteilt eingelegt werden, positive Auswirkungen haben, darunter eine geringere Müdigkeit und eine erhöhte Produktivität. Eine einzige Mikropause – definiert durch einen Zeitraum von 30 Sekunden bis zu fünf Minuten – kann Ihre Produktivität um 13 Prozent steigern. Eine 15-Sekunden-Pause alle 10 Minuten kann Ihre Müdigkeit um 50 Prozent verringern (Quelle: Lifehack.org).
Unser Geist und unser Körper brauchen dringend Ruhe und Entspannung auf Kosten des Gefühls der völligen Erschöpfung, also lassen Sie diese Schuldgefühle los und gönnen Sie sich eine Pause. Sie werden sich motivierter und energiegeladener fühlen und bereit sein, sie zu zermalmen, wenn Sie zu Ihrer Arbeit zurückkehren.
Einer der Hauptvorteile, wenn Sie sich die Zeit nehmen, um Ihre Projektmeilensteine festzulegen, besteht darin, dass Sie den Fortschritt auf dem Weg zu Ihrem Termin genau einschätzen können. In einer Teamumgebung vereinen Meilensteine jeden Einzelnen zu einem gemeinsamen Ziel und bieten Sammelpunkte während der gesamten Projektdauer.
Verwenden Sie Werkzeuge zur Unterstützung
Unterbrechungen blockieren mit Do Not Disturb
Unterbrechungen sind Produktivitätskiller. Sie zu managen ist eine Möglichkeit, Projekte auf Kurs zu halten und die Produktivität aufrechtzuerhalten. Hier sind zwei kostenlose Tools zur Unterstützung:
Stören Sie nicht: Do Not Disturb ist eine nützliche Apple Funktion für diejenigen unter uns, die nicht umhin können, einen Blick auf den Bildschirm des Telefons zu werfen, sobald es klingelt, vibriert oder aufleuchtet. Insbesondere ermöglicht es Ihnen, Anrufe, Warnungen und Benachrichtigungen zum Schweigen zu bringen, während Ihr Telefon gesperrt ist. Sie können entweder aus einer Laune heraus entscheiden, ob Sie “Bitte nicht stören” einschalten möchten, oder es für eine bestimmte Zeit pro Tag einplanen, von der Sie wissen, dass Sie es sich nicht leisten können, unterbrochen zu werden.
Es gibt zwei Arten von Ausnahmen in “Bitte nicht stören”, die Sie je nach Ihren persönlichen Präferenzen aktivieren können. Die erste ist kontaktbasiert, bei der Sie auswählen können, welche Gruppen oder Einzelpersonen in Ihren Kontakten Sie anrufen dürfen, während “Bitte nicht stören” eingeschaltet ist. Die zweite ist die Option, einen wiederholten Anruf durchklingeln zu lassen.
Um den Anrufschutz einzuschalten, gehen Sie einfach zu Einstellungen und wählen Sie entweder “Manuell”, um den Anrufschutz in diesem Moment einzuschalten, oder legen Sie einen Zeitpunkt für die Aktivierung fest. Sie können den Anrufschutz auch einschalten, indem Sie vom unteren Bildschirmrand Ihres Telefons nach oben schwenken, um das Kontrollzentrum zu öffnen, und dann auf das Halbmond-Symbol tippen.
Selbststeuerung: Wenn Sie sich einfach nicht helfen können, gibt es die Selbstkontrolle. Sie ermöglicht es Ihnen, Websites zu blockieren, zu denen Sie den ganzen Tag über geistlos umherirren könnten. Aktive Selbstkontrolle für den Fall, dass Sie sich auf ein Projekt konzentrieren und sich nicht mit dem letzten Meme zur Übernahme von Twitter beschäftigen können.
Organisieren Sie sich mit Asana
Wenn Sie Ihr E-Mail-Chaos minimieren möchten, wenn Sie mit mehreren Personen an einem Projekt arbeiten, suchen Sie nicht weiter als in Asana. Asana wurde 2011 lanciert und ist eine Web- und Mobilanwendung, die dem Wort “Zusammenarbeit” eine neue Bedeutung verliehen hat.
Diese Anwendung dient als Collaborative Information Manager (auch bekannt als eine To-Do-Liste zu Steroiden) und hilft Einzelpersonen und Teams, ihre Arbeit in organisierter Form zu verfolgen, und zwar durch Funktionen wie Kategorien, abhängige Aufgaben und Unterprojekte.
Für die Arbeit mit Teams bietet das Dashboard von Asana einen bequemen One-Stop-Shop für die Erfassung von und den Zugriff auf Details über die Arbeitsergebnisse Ihrer Kollegen, wie z.B. relevante Dokumente oder Dateien und alle Notizen oder Gespräche, die in Echtzeit aktualisiert werden, wenn es eine Aktivität gibt. Die Teammitglieder können sich auch gegenseitig Aufgaben innerhalb von Asana zuweisen und erledigte Aufgaben als erledigt markieren, sobald sie abgeschlossen sind.
Mit Evernote nicht vergessen
Evernote ist eine mobile App, die das Konzept des Notierens auf eine neue Ebene hebt und es superleicht macht, “festzuhalten, was einem durch den Kopf geht”, wie es im Slogan heißt. Innerhalb der App können Notizen in einer Vielzahl von Formaten wie Text, Foto, Audio, Video, PDFs und mehr gemacht und durchsuchbare Notizen, Notizbücher, Checklisten und To-Do-Listen leicht organisiert werden.
In einer Teamsitzung und beim Schreiben von Notizen? Evernote kann als digitaler Notizblock und einfach zu formatierendes Textverarbeitungsprogramm verwendet werden, um Gedanken und Ideen zu notieren und diese mit den Teammitgliedern zu teilen. Auch die Erstellung von Tagesordnungen, Memos und Präsentationsmaterialien ist mit der Evernote-Plattform ein Kinderspiel und trägt zur Steigerung der Produktivität am Arbeitsplatz bei. Die App ist außerdem mit einer Kamera ausgestattet, die das Scannen, Digitalisieren und Organisieren von physischen Dokumenten (der Stapel von Post-Its auf Ihrem Schreibtisch) erleichtert.
Evernote bietet den Anwendern auch die Möglichkeit, Inhalte zwischen verschiedenen Geräten, einschließlich Computern, Telefonen und Tablets, zu synchronisieren, was die Flexibilität bei der Erledigung von Aufgaben erhöht.
Zusammenarbeit mit Trello
Wenn Sie in der Schule visuell gelernt haben, ist Trello das richtige Projektmanagement-Tool für Sie. Trello wird manchmal auch als das “Interesse” der Projektmanagement-Tools bezeichnet und ermöglicht es Benutzern auf einzigartige Weise, den gesamten Umfang eines Projekts in einer einzigen Ansicht auf einer visuellen Tafel zu sehen, die über eine benutzerfreundliche Drag-and-Drop-Schnittstelle verwaltet wird.
Sobald relevante Teammitglieder zu einer bestimmten Tafel hinzugefügt wurden, können sie auf Elemente innerhalb des Projekts gezogen werden, für deren Besitz sie verantwortlich sind. Wenn Sie auf eine Liste/Karte klicken, können Sie Kommentare und Checklisten hinzufügen, Dateien anhängen und vieles mehr, um den Fortschritt der Arbeit Ihres Teamkollegen leichter zu verfolgen. Die App ermöglicht auch die Erstellung separater Tafeln für verschiedene Projekte, wobei die Möglichkeit besteht, Fristen für jede einzelne Karte oder jeden Satz von Karten festzulegen, was eine bessere Organisation vom großen Bild bis zu den kleinen Details ermöglicht.